Engagement de l’Association canadienne des juges des cours supérieures envers la protection de la vie privée

À l’Association canadienne des juges des cours supérieures (l’Association), nous tenons à protéger votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels puisque cela est au cœur de notre plan d’affaires.

La présente Politique sur la protection de la vie privée témoigne de notre engagement envers nos membres et tous les visiteurs de notre site Web (ou clients), car l’Association collecte, utilise et communique des renseignements personnels de manière responsable et sécuritaire seulement à l’aide des méthodes et aux fins décrites dans cette politique. L’Association s’engage à protéger vos renseignements personnels, à maintenir de hautes normes de confidentialité et à adopter des mesures de sécurité et une sécurité adéquate sur le plan administratif, technique et procédural. Nous tenons à faire preuve de transparence et de bienveillance concernant nos pratiques de traitement des renseignements personnels.

Nous vous encourageons à lire la Politique sur la protection de la vie privée pour que vous compreniez bien le but de la collecte, de l’utilisation, de la communication et de la protection de vos renseignements personnels et comment vous pouvez les gérer à votre gré. Quand vous nous confiez des renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication à l’aide des méthodes décrites dans la présente politique ou conformément aux prescriptions des lois.

De temps à autre, nous pouvons modifier la Politique de protection de la vie privée sans préavis et l’afficher sur notre site Web immédiatement. Les changements apportés à la politique sont applicables au contenu de nos dossiers et aux renseignements recueillis depuis le dernier affichage de la politique sur notre site Web.

Comment nous recueillons vos renseignements personnels

L’Association collecte les renseignements personnels de ses clients pour leur offrir ses produits et services.

En votre qualité de client et d’utilisateur de nos produits et services, vous nous confiez directement la majorité de vos renseignements personnels ou quelqu’un d’autre le fait en votre nom (par exemple votre employeur). Selon la nature du service utilisé, nous pouvons aussi recueillir des renseignements à votre sujet auprès de tiers.

Nous recueillons les renseignements personnels de nos clients de plusieurs façons pendant la durée de leur relation avec nous. En général, nous leur offrons plusieurs modes de communication pour s’inscrire à titre de membre de l’Association ou pour se prévaloir d’un de nos autres produits ou services : par la poste, par courriel, par téléphone, par télécopie ou par le biais de notre site Web. L’Association protège sans délai les renseignements personnels recueillis à l’aide de ces méthodes, grâce aux mesures de sécurité et à la sécurité adéquate sur le plan administratif, technique et procédural décrites dans cette politique.

En outre, nous pourrions recueillir des renseignements sur le comportement des visiteurs du site Web de l’Association. Pour en savoir plus à ce sujet, veuillez consulter la section « Collecte des renseignements personnels sur le site Web de l’Association » plus loin.

Consentement

Nous obtenons votre consentement préalable pour la collecte, l’utilisation et/ou la communication de vos renseignements personnels, sauf si la loi nous autorise à le faire sans votre accord.

Selon le cas et compte tenu de la nature sensible des renseignements, nous obtenons votre accord de diverses façons. Le consentement explicite peut être accordé verbalement, par écrit, électroniquement et par un geste (comme cliquer sur le bouton d’un formulaire d’abonnement électronique) ou autre. Le consentement implicite ou tacite peut être accordé à l’utilisation du produit ou lorsque vous nous contactez pour obtenir des renseignements, pour adhérer ou vous renseigner sur nos produits ou services. Lorsque vous nous confiez des renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication, conformément aux modalités de la présente politique, et dans la mesure où la loi le permet.

Dans certains cas, nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans vous en informer ni obtenir votre accord, comme dans les cas suivants :

Les renseignements personnels sont disponibles sur une source publique prescrite, comme un bottin téléphonique, le répertoire de membres, etc.;
Il est raisonnable de prévoir que cet accord nuira à une enquête ou à un acte de procédure;
Nous recouvrons ou remboursons une dette; ou
Nous avons déjà votre consentement tacite.

Vous pouvez retirer votre consentement n’importe quand, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables, en donnant un avis raisonnable à l’Association. Veuillez consulter la section « Vos choix en matière de protection de la vie privée » plus loin pour en savoir plus à ce sujet.

Renseignements personnels recueillis par l’Association

Par renseignements personnels, on entend tous les renseignements relatifs à un « individu identifiable » qui servent à distinguer ou à identifier une personne précise ou à communiquer avec elle. Les renseignements personnels que nous recueillons varient selon le produit ou le service demandé ou utilisé et la manière dont vous les utilisez. Les renseignements personnels que nous recueillons tombent dans l’une des catégories ci-dessous :

Les renseignements relatifs à votre identité nous aident à vous identifier et à vous reconnaître (p. ex. votre nom, date de naissance, profession, employeur et pièce d’identité émise par le gouvernement);
Les renseignements relatifs à vos coordonnées nous aident à communiquer avec vous ou à vous contacter (comme votre adresse, numéro de téléphone, courriel ou adresse électronique); et
Les renseignements financiers nous aident à traiter vos transactions (p. ex., les renseignements relatifs à votre carte de crédit).

Nous limitons la collecte des renseignements personnels à ceux qui nous sont utiles pour atteindre les objectifs énoncés dans la section « Utilisation des renseignements personnels » ci-dessous. Tous les autres renseignements que nous souhaitons recueillir à votre sujet nous aident à définir votre profil et vos besoins pour vous offrir des produits ou services « optionnels ».

Utilisation des renseignements personnels

Le principal but de la collecte, de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels vise à maintenir une relation durable avec nos clients pour pouvoir leur offrir nos produits et services. Pour faciliter cet objectif, voici les raisons de la collecte, de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels :

Pour établir, gérer, administrer, maintenir, enregistrer ou déterminer votre admissibilité à nos produits et services afin de mieux les gérer ainsi que votre relation avec vous;
Pour établir et maintenir la communication avec vous pour vous informer sur les sujets susceptibles d’intéresser les professionnels de la paie;
Pour nous aider à mieux comprendre vos besoins et les produits et services susceptibles de vous intéresser, entre autres en menant des sondages et en analysant votre relation avec nous, vos transactions et vos visites de notre site Web;
Pour compiler des données statistiques et mener des travaux de recherche;
Pour vous offrir et vous faire profiter des produits et services de l’Association ou de ceux de ses partenaires que nous avons choisis avec soin parce qu’ils sont susceptibles de vous intéresser;
Pour détecter et prévenir la fraude, le vol d’identité et autres agissements criminels;
Pour exécuter nos opérations commerciales courantes, notamment la tenue des livres et la communication de l’information de gestion; et
Pour respecter toutes les lois applicables.

Quand vous nous confiez des renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication, conformément aux modalités de la présente Politique sur la protection de la vie privée et dans la mesure où la loi le permet.

Échange d’information

L’Association ne vend, ni n’échange, ni ne divulgue des listes ou les renseignements personnels de ses clients à des tiers, sauf si vous nous y autorisez.

Cependant, nous pouvons aussi communiquer vos renseignements personnels à des parties externes, sans votre accord, comme nous l’expliquons ci-dessous.

Fournisseurs et associés qui sont des personnes morales : Pour faciliter la distribution des produits et services, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers fournisseurs et à des associés qui sont des personnes morales, tels : 1) les tiers fournisseurs qui effectuent nos envois (impression, expédition, etc.); 2) les hôtels et autres endroits où nous organisons nos congrès ou symposiums; et 3) nos associés, tels les établissements d’enseignement où vous suivez des cours. Nous leur communiquons uniquement les renseignements exigés à cette fin. Ces fournisseurs et associés doivent respecter les normes de stricte confidentialité de l’Association et protéger vos renseignements qui ne peuvent être utilisés que pour nous aider. Ces fournisseurs et associés peuvent être au Canada ou dans un autre pays ou territoire de compétence, être assujettis à des règles de protection des données différentes ou faire l’objet de sommations ou de demandes de renseignements provenant d’autorités légales ou gouvernementales de ce pays ou territoire.
Respect des obligations, légales ou réglementaires, et conformité aux lois : L’Association peut devoir divulguer les renseignements personnels de ses clients pour satisfaire à des obligations légales ou réglementaires ou pour respecter les lois, par exemple un administrateur gouvernemental qui demande des renseignements. Dans de tels cas, nous divulguons seulement les renseignements exigés, après avoir vérifié que cet administrateur jouit bien de l’autorité légale nécessaire pour exiger ces renseignements.
Prévention d’agissements criminels : L’Association peut aussi divulguer des renseignements à un tiers externe pour détecter et prévenir la fraude, le vol d’identité et autres agissements criminels si celui-ci dispose de l’autorité légale nécessaire et s’engage à protéger ces renseignements et à limiter leur utilisation. Cette divulgation est limitée aux renseignements absolument nécessaires.
Données globales non personnelles : Nous pouvons fournir des données globales non personnelles à des tiers, comme le total des membres d’une région donnée. Ces renseignements démographiques ne permettent pas de vous identifier personnellement.

Protection de vos renseignements personnels

L’Association s’engage pleinement à protéger vos renseignements personnels et à maintenir de hautes normes de confidentialité tout en s’efforçant de maintenir des mesures de sécurité et une sécurité adéquate sur le plan administratif, technique et procédural pour prévenir l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés de vos renseignements personnels.

Nous avons également pris des mesures de sécurité pour préserver l’intégrité de nos systèmes informatiques et de vos renseignements personnels afin de prévenir tout accès ou utilisation non autorisés. Ces normes et mesures de sécurité visent à s’assurer que vos renseignements personnels ne sont ni divulgués ni partagés pour des fins autres que celles qui sont visées. L’Association protège vos renseignements personnels à l’aide de mesures de sécurité qui varient selon le format, la sensibilité, l’emplacement et les installations de stockage des renseignements personnels. Ces mesures peuvent inclure l’accès sécurisé sélectif réservé aux représentants de l’Association, le stockage des renseignements personnels chiffrés sur des ordinateurs, serveurs, fichiers ou sites protégés à l’aide d’un mot de passe et dans des classeurs fermés à clé dont l’accès physique et les installations sont sécurisés en ce qui concerne les documents physiques qui contiennent des renseignements personnels.

L’Association signe un contrat avec ses fournisseurs qui doivent s’engager à protéger vos renseignements personnels et à ne les utiliser qu’aux fins autorisées.

Nous ne divulguons que les renseignements qui peuvent être communiqués légalement.

Tous les employés de l’Association connaissent bien toutes les procédures qu’ils doivent suivre pour protéger les renseignements des clients de l’Association.

La période de conservation de vos renseignements varie selon le produit ou service et le type de renseignements. Nous conservons vos renseignements seulement aussi longtemps que nous en avons raisonnablement besoin pour assurer notre service client et à des fins légales ou commerciales raisonnables. Cette période peut continuer après la fin de notre relation seulement si nous devons le faire pour pouvoir répondre ultérieurement à des questions ou à des fins légales ou réglementaires.

Quand vos renseignements personnels ne sont plus requis, nous suivons nos procédures de destruction, de suppression, d’oblitération ou de conversion pour que vos renseignements soient anonymes.

Vos renseignements personnels à jour

L’Association fait tous les efforts raisonnables pour s’assurer que tous les renseignements personnels en sa possession sont toujours justes, à jour et complets, compte tenu des fins pour lesquelles ils doivent être utilisés, comme le décrit cette politique. Nous comptons sur vous pour maintenir vos renseignements personnels à jour. Vous devez donc aviser l’Association de tous les changements à apporter à vos renseignements personnels à mesure qu’ils se produisent pour que nous puissions continuer à vous offrir un service de très haute qualité.

Nous modifions vos renseignements personnels dès que vous nous avisez d’un changement justifié. Au besoin, nous transmettons ces changements aux tiers qui détiennent également vos renseignements.

Les renseignements qui se trouvent dans des dossiers fermés ne sont ni mis à jour ni modifiés.

Accès à vos renseignements personnels

Vous avez le droit d’accéder à tous les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Les membres de l’Association peuvent accéder à la plupart de leurs renseignements par le biais du portail des membres.

Dès réception d’une demande écrite accompagnée d’une pièce d’identité, nous vous communiquerons les renseignements personnels en notre possession, leur utilisation et la description des personnes et des organisations à qui nous avons divulgué ces renseignements.

Des frais peuvent être payables en réponse à une demande d’accès et nous vous aviserons du montant dès réception de votre demande d’accès à vos renseignements. Nous pouvons exiger un acompte sur ces frais, en tout ou en partie.

Ces renseignements sont disponibles dans les 30 jours qui suivent ou nous vous enverrons un avis écrit si nous avons besoin de plus de temps.

Dans certains cas, il se peut que nous ne puissions pas vous permettre d’accéder à certains renseignements personnels, par exemple : 1) si vous accédez aux renseignements personnels d’autres personnes puisque les renseignements personnels sont protégés par le privilège des communications entre client et avocat; 2) si les renseignements ont été recueillis aux fins d’une enquête et que leur divulgation révélait des renseignements commerciaux confidentiels qui pourraient nuire à la position concurrentielle de l’ Association; ou 3) si nous exerçons le privilège de procureur à l’égard des documents liés à des comptes impayés mentionnés dans nos dossiers. Il se peut aussi que la loi interdise à l’Association de vous autoriser à accéder à certains renseignements personnels.

Si une demande d’accès est refusée, nous vous en informerons par écrit en expliquant la raison du refus et les mesures que vous pouvez prendre à cet égard.

Si vous avez des questions au sujet de nos pratiques de traitement des renseignements personnels, veuillez nous contacter après avoir consulté la section « Pour nous joindre » plus loin.

Collecte des renseignements personnels sur le site Web de l’Association

Quand vous explorez notre site Web, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de tous les renseignements entrés dans notre site Web, comme le décrit cette politique.

Témoins de connexion et autres outils de suivi sur le WebL’Association utilise divers outils sur le Web (p. ex., des témoins de connexion, des pixels invisibles, des scripts enfouis et des plans de tangage dans son site Web et dans ses annonces), ainsi que divers services analytiques et services de marketing offerts par des tiers, comme Google.Nous pouvons utiliser ces outils Web pour diverses raisons, notamment, sans toutefois nous y limiter : 1) pour compter les visiteurs de notre site Web; 2) pour vérifier comment le site est navigué; 3) pour vérifier la date et l’heure de leur visite, le type de documents qu’ils ont téléchargés et leurs recherches; et 4) pour compter le nombre de courriels ouverts ou le nombre d’articles ou liens ayant été utilisés. Nous n’utilisons aucun outil Web pour recueillir les renseignements personnels qui ne sont pas communiqués par un visiteur (comme l’adresse courriel associée à un message envoyé par courriel).
Ces outils Web nous aident à mieux servir nos visiteurs, à gérer notre site Web, à diagnostiquer tous les problèmes techniques, à conserver les renseignements relatifs aux visites (par exemple, préférences ou données d’accès), à optimiser le contenu de notre site Web et à informer nos clients des produits et services susceptibles de les intéresser.
Liens vers d’autres sites WebVeuillez noter que notre site Web peut inclure des liens vers d’autres sites et publicités. Notre Politique sur la protection de la vie privée s’applique seulement aux renseignements recueillis sur notre site Web. Nous ne sommes pas responsables des pratiques et des politiques liées à la vie privée des sites ou annonces de tiers.
Retrait du consentement pour les témoins de connexionSi vous souhaitez retirer votre consentement au téléchargement de témoins de connexion, consultez la documentation sur l’aide en ligne du logiciel de votre navigateur Web pour modifier le paramètre de votre navigateur afin de refuser les témoins de connexion, en tout ou en partie. Refuser des témoins de connexion peut nuire à la performance du site Web.

Clients à l’étranger

L’Association est une organisation canadienne à but non lucratif dont les membres sont des citoyens canadiens. L’Association est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du gouvernement fédéral à laquelle elle se conforme.

Vos choix en matière de protection de la vie privée

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels n’importe quand, sous réserve des restrictions légales, commerciales ou contractuelles applicables, si vous nous donnez un avis raisonnable de retrait.

Dès réception de votre avis de retrait de consentement, nous vous informerons des répercussions possibles de votre retrait, qui peuvent inclure l’impossibilité d’accéder à des services dont le traitement exige ces renseignements.

Pour nous joindre

Nous répondrons promptement à toutes les questions ou préoccupations au sujet de nos pratiques de traitement des renseignements personnels ou au sujet de la présente Politique sur la protection de la vie privée et nous ferons tout notre possible pour les régler. Pour ce faire, veuillez nous contacter à l’adresse suivante :

Association canadienne des juges des cours supérieures
275, rue Slater, 14e étage
Ottawa (Ontario) K1P 5H9

Téléphone : 613 744-6166
Télécopieur : 613 563-7671
Courriel : info@cscja.ca

Si nous ne pouvons répondre à votre demande à votre entière satisfaction, vous pouvez contacter le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée du Canada durant les heures d’ouverture en appelant le : 1-800-282-1376 ou à www.priv.gc.ca/fr/, ou encore, en écrivant à :

Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3